امور هماهنگي اداري و مالي

منابع انساني مهمترين دارايي يك سازمان است و مديريت اثربخش آنها كليد موفقيت سازمان است. اگر سياست‌ها و رويه‌هاي مربوط به كاركنان سازمان با همديگر تطابق و سهم قابل ملاحظه‌اي در دستيابي به اهداف سازمان و برنامه‌هاي استراتژيك داشته باشند دستيابي به موفقيت سازماني متحمل‌تر است.

امور اداري حوزه‌اي است كه به اندازه‌ كل حوزه مديريت قدمت دارد اما به طور طبيعي دستخوش تغيير و تكامل شده است. نقطه عطف اين تغيير و تكامل جايي است كه به جاي لفظ امور اداري، امور منابع انساني مطرح مي‌شود كه علاوه بر دارا بودن مباني و مفاهيم قبل، رويكردهاي كلي‌تر و جديدتري را در مديريت نيروي انساني در نظر مي‌گيرد.

مقصود از امور خدمات اداري و آموزش، همان سياست‌ها و اقدامات مورد نياز مديريت منابع انسانی براي اجراي بخشي از وظيفه مديريت متبوع است كه با جنبه‌هایي از فعاليت‌ كاركنان بستگي دارد، به ويژه براي كارمنديابي، آموزش، ارزيابي عملكرد و ايجاد محيطي سالم و منصفانه براي كاركنان سازمان.

اين امور، معطوف به سياست‌ها، اقدامات و سيستم‌هايي است كه رفتار، طرز تفكر و عملكرد كاركنان را تحت ‌تأثير قرار مي‌دهند. فرايندي که شامل چهار وظيفه جذب، توسعه، ايجاد انگيزش و نگهداشت منابع انساني است. مقصود از منابع انساني سياست‌ها و اقدامات مورد نياز براي اجراي بخشي از وظيفه مديريت است كه به جنبه‌هايي از فعاليت كاركنان سازمان، به ويژه كارمنديابي، آموزش به كاركنان، ارزيابي عملكرد، اعطای پاداش، ايجاد محيط کاری سالم و منصفانه و ... بستگي دارد.

فرهنگ و ارزش‌هاي كلي، شرايط سازماني و رفتار مديريتي كه از آن فرهنگ نشأت مي‌گيرد تأثير زيادي بر دستيابي به تعالي مطلوب مي‌گذارد. چنين فرهنگي نيازمند مديريت شدن است بدين معني كه بايد تلاشي مستمر براي ايجاد پذيرش و انجام آنها صرف شود.

دستيابي به يكپارچگي نيازمند تلاش مستمر است. منظور از يكپارچگي اين است كه تمام اعضاي سازمان با داشتن حسي از مقصود مشترك با يكديگر كار كنند.

اهم وظايف و فعاليت ها

  • سرپرستي و كنترل و ارئه خدمات به فعاليتهاي اداري و پرسنلي شامل تنظيم و تدوين برنامه هاي مرخصي استحقاقي ساليانه، وام و مزايا، شايستگي و ترفيعات و انتصابات و و فوق العاده ها، امكانات رفاهي موجود در سطح كشور، خدمات درماني كاركنان
  • ارائه كليه خدمات تحرير، ترسيم، تكثير، تلفن، فاكس و لوازم جانبي آن
  • رسيدگي به شكايات و نارضايتي هاي كاركنان حوزه مديريت و پيگيري امور مربوطه
  • تنظيم و پيگيري برنامه آموزش كاركنان حوزه مديريت برنامه ريزي تلفيقي در طول سال و حضور فعال در جلسات مربوط
  • هماهنگي براي ارائه خدمات ماموريت با حوزه مديريت در داخل و خارج از كشور
  • هماهنگي با اداره تشريفات و امور كاركنان خارجي براي ماموريتهاي خارج از كاركنان
  • برگزاري كليه جلسات، تجمعات، سمينارها، سمپوزيوم ها، سخنرانيها و كنفرانس های درون و برون سازماني
  • ارزيابي كاركنان تحت سرپرستي و ارزيابي اقدامات پرسنلي انجام شده و تلاش جهت بهبود و نحوه انجام كار شامل اقدام در مورد تخصيص وام اضطراري، مسكن، متمم مسكن و ديعه مسكن كاركنان و حصول اطمينان از انجام كليه اقدامات پرسنلي كاركنان با توجه به قوانين و مقررات داخلي شركت، قوانين كار و تامين اجتماعي و خدمات درماني همچنين بررسي تقاضاي انتقال كاركنان
  • حضور فعال در جلسات و كميسونهاي تبديل و ضعيت، كميته هاي بررسي سوابق، انتصابات و ترفيعات و تخلفات اداري
  • ثبت و تنظيم قراردادهاي كارشناسي - مشاور با كارشناسان داخل و خارج از صنعت و ترتيب كنترل كاركرد و ارائه خدمات پرداخت و اياب و ذهاب ايشان
  • نظارت مستمر بر امور ماشين نويسي، بايگاني اسناد و مدارك عادي و طبقه بندي شده در سطح مديريت و مجموعه هاي وابسته
  • ارائه نظرات مشورتي به مدير برنامه ريزي تلفيقي در امور پرسنلي و موقع تنظيم و تجديد نظر در سازمان حوزه مديريت و يا واحدهاي برنامه ريزي تلفيقي
  • نظارت بر اجراي طرح تكريم ارباب رجوع در مديريت و اخذ نظرسنجي هاي لازم از مراجعين
  • پيگيري، تعمير و نگهداري كليه اموال و اثاثيه و لوازم اداري مديريت
  • امضاي كليه اسناد برنامه هاي مالي/ اداري در حدود مسئوليت از قبيل هزينه بليط ماموريتهاي كليه كاركنان و هزينه خريد كليه لوازم اداري و هزينه هاي متفرقه
  • شركت در جلسات شوراي استخدامي، كار آموزي، آموزشي و كميسيون تشريفات و تخلفات اداري و جلسات تخصيصي فضاي اداري، تلفن و همچنين جلسات ديگري كه در چارچوب وظايف اداري و شركت در آنها ضروري مي باشد
  • پيگيري امور درخواستي از واحدهای امور مسافرت، نقليه و خدمات نگهداشت